今日は
校閲タブ「比較」について紹介致します



例えば
社内文書の変更をＩＴ部門で行い
総務部門で変更箇所を確認するとします。

この場合
総務部門が行うのは
元の文書と変更された文書の比較
です。

文書を比較する場合
比較の機能を使うと
変更前、変更後の文書の違いが
変更履歴として表示されるので
確認が容易になります。

但し比較の機能を使う場合は
変更前の文書を残しておく必要があります

操作方法は次回のブログで紹介致します
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前回のブログでは
変更履歴の記録の手順を書かせて頂きました

今日は、前回作成した文書を使用して
変更箇所の確認について紹介致します。

以下が前回作成した文書です。



変更履歴の記録開始をしてから記録終了する迄の
変更箇所が赤字や吹き出しで表示されています。

これにより1行目と2行目の
「寝付けない」という文字を削除して
「眠れない」と入力していることが分かります。

今回は
一行目は元に戻し
二行目は反映させます。

文書の先頭にカーソルを置きます。
「Ctrl」+「Home」を押すと移動します。

「校閲」タブの「次へ」をクリックします。



一番はじめの変更箇所にカーソルが移動します。
「元に戻して次へ進む」をクリックします。



削除した文字が元に戻り
次の変更箇所が選択されています。

もう一度「元に戻して次に進む」
をクリックすると
入力した文字が消え、一行目は変更前の状態に戻りました。
カーソルは次の変更箇所に移動しています。

 

変更を反映させたいときは
「承諾して次へ進む」をクリックします。


文字の削除が承諾されました。


もう一度「承諾して次へ進む」をクリックすると
文字の入力が承諾されます。

以下のウィンドウは
文書に含まれる変更履歴の全ての確認を終えた時に
表示されます。
「OK」をクリックします。


今日は以上です
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前回のブログで
変更履歴の記録とはどういうものか
書かせて頂きました

変更履歴の記録
の手順を紹介致します

以下の文章を
「変更履歴の記録」を取りながら
編集します。

 

「校閲タブ」の「変更履歴の記録」をクリックし
下に表示された一覧より「変更履歴の記録」をクリックします。



1行目と2行目の「寝付けない」を「眠れない」に変更します。


削除した文字が吹き出しに表示され
入力した文字が赤字で表示されています。

尚、変更履歴コメントの表示で選択されている項目により
表示のされ方が異なります。
（削除した文字が取り消し線で表示されコメントは表示されない等）


記録を終了する場合は「変更履歴の記録」
をクリックします。


次回は、変更箇所の確認を行います。

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「変更履歴の記録」
の機能を使用すると

記録を開始してから終了する迄の間
の変更の記録を残すことができます

具体的には文書を
いつ　誰が　どのような変更をしたか
記録することができます。

また
変更箇所を確認する人は
変更箇所のみを移動し、確認しながら
変更箇所を反映させるかもとに戻すか
を選択することができます。

文書をつくりながら
記録が取れるので
文書の改変が容易になりますし
混乱も防げます

具体的な操作手順は次回のブログで紹介致します。
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複数名で確認・修正しながら
文書を作成する際に
コメントや変更履歴を残しながら
作成すると
ほかの人がチェックしやすくなります

コメントや変更履歴は
「校閲」タブにあります。

また、校閲とは
文章や原稿の誤りを確認し訂正・校正する
という意味ですが

「誤り」や「正確さ」
をチェックする機能も
「校閲」タブにまとまっています。

「チェックしてくれる人がいない」
という時にはパソコンにチェックして
もらいましょう

ということで次回より
「校閲」タブについて書かせて頂きます

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